Náležitosti faktury v Česku — co musí obsahovat daňový doklad

Faktura je nejčastější dokument, který firma vystaví — a zároveň jeden z mála, jehož obsah neurčuje zvyk, ale přímo zákon. Když na ní chybí povinný údaj, není to jen formalita: u daňového dokladu může nesprávná nebo neúplná faktura ohrozit nárok odběratele na odpočet DPH, a při kontrole bývá právě tohle první, na co se finanční správa podívá.

České právo rozlišuje dva případy. Jste-li plátce DPH, vystavujete daňový doklad, jehož náležitosti přesně vyjmenovává § 29 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Pokud plátce nejste, nevystavujete daňový doklad ve smyslu zákona o DPH a DPH na faktuře neuvádíte — vaše faktura je však stále obchodní listinou a účetním dokladem, který má vlastní povinné údaje. Tento přehled vysvětluje, co patří na jednu i druhou fakturu, co je zjednodušený daňový doklad a dokdy je třeba doklady vystavit a uchovávat.

Co musí obsahovat daňový doklad plátce DPH

Řádný daňový doklad podle § 29 musí obsahovat tento ucelený soubor údajů:

• označení osoby, která plnění uskutečňuje (dodavatel), a její daňové identifikační číslo (DIČ);
• označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje (odběratel), a její DIČ;
• evidenční číslo daňového dokladu;
• rozsah a předmět plnění (co a kolik se dodává);
• den vystavení dokladu;
• den uskutečnění plnění (DUZP), případně den přijetí úplaty, liší-li se ode dne vystavení;
• jednotkovou cenu bez daně a případnou slevu;
• základ daně, sazbu daně a výši daně — a daň se vždy uvádí v české měně.

Dva údaje dělají v praxi nejvíc chyb. První je DUZP: den uskutečnění plnění určuje, do kterého zdaňovacího období daň patří, a nemusí být totožný se dnem vystavení faktury. Druhý je výše daně v korunách — i když fakturujete v eurech nebo jiné měně, samotnou daň musíte na dokladu přepočítat a uvést v CZK. Zda je vaše plnění vůbec předmětem DPH a jakou sazbu použít, jsme rozebrali v článku o tom, jak funguje DPH v Česku pro malého podnikatele.

Faktura neplátce DPH — méně údajů, pravidla však platí

Pokud nejste plátce DPH, vaši fakturu zákon o DPH neřeší — DPH na ní není a slova „daňový doklad“ na ni nepatří. To ale neznamená, že faktura může vypadat jakkoli. Jako obchodní listina podle § 435 občanského zákoníku musí obsahovat vaše jméno nebo název, sídlo či místo podnikání, IČO a údaj o zápisu do veřejného rejstříku (například obchodního nebo živnostenského) včetně spisové značky, jste-li tam zapsáni.

Zároveň je faktura účetním dokladem, takže z ní musí být zřejmé, co se dodalo, komu, za jakou částku a kdy. V praxi tak faktura neplátce obsahuje téměř tytéž identifikační a obsahové údaje jako daňový doklad — chybějí na ní jen pole o DPH.

Zjednodušený daňový doklad do 10 000 Kč

U menších částek zákon vystavování usnadňuje. Nepřevyšuje-li celková částka za plnění 10 000 Kč včetně daně, lze podle § 30 vystavit zjednodušený daňový doklad. Ten nemusí obsahovat označení a DIČ odběratele ani samostatně rozepsaný základ a výši daně — stačí celková částka, kterou prodávající za plnění získal. Typickým příkladem je běžná pokladní účtenka.

Má to však háček na straně odběratele: chce-li si uplatnit odpočet DPH, musí si chybějící údaje (zejména výši daně) doplnit sám a umět je doložit. U nákupů, z nichž plánujete odpočet, se proto vyplatí žádat rovnou plný daňový doklad.

Dokdy fakturu vystavit a jak dlouho ji uchovávat

Plátce DPH musí daňový doklad vystavit do 15 dnů ode dne uskutečnění plnění (případně přijetí platby, předchází-li dodání). A doklady je třeba archivovat dlouho — zákon o DPH ukládá uchovávat je nejméně 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Elektronické faktury jsou plně rovnocenné papírovým; důležité je zachovat věrohodnost původu a čitelnost po celou dobu uchování.

Časté chyby a proč na údajích záleží

Nejčastější problémy nevznikají ze zlé vůle, ale z nepozornosti: chybějící nebo nesprávné DIČ odběratele, zapomenuté evidenční číslo, špatně určené DUZP nebo daň neuvedená v korunách. U běžné faktury to vyřešíte opravným dokladem, u odpočtu DPH to však může znamenat zdržení i spor s finanční správou. Identifikační údaje odběratele si před vystavením ověřte — IČO i platnost DIČ si zdarma zkontrolujete v rejstříku ARES a registru plátců DPH.

Zvláštní pravidla platí u fakturace do zahraničí, kde přibývají údaje jako důvod osvobození od daně nebo režim přenesení daňové povinnosti — tomu jsme se věnovali v článku o fakturaci do zahraničí z české firmy.

Závěr

Náležitosti faktury nejsou byrokracie pro byrokracii — rozhodují o tom, zda doklad obstojí při kontrole a zda si z něj odběratel uplatní odpočet. Plátce dbá na úplný výčet podle § 29, neplátce na identifikační údaje obchodní listiny, a oba na včasné vystavení a desetiletou archivaci. Pořádek v dokumentech od první faktury je stejná samozřejmost jako adresa v pečlivě spravovaném domě jen pro třicet firem.

Časté otázky

Co musí obsahovat faktura, pokud nejsem plátce DPH?

Neplátce DPH nevystavuje daňový doklad a DPH na faktuře neuvádí. Faktura je však obchodní listinou podle § 435 občanského zákoníku, takže musí obsahovat vaše jméno nebo název, sídlo či místo podnikání, IČO a údaj o zápisu do veřejného rejstříku včetně spisové značky. Zároveň jako účetní doklad musí být zřejmé, co, komu, za kolik a kdy jste dodali.

Do jaké částky lze vystavit zjednodušený daňový doklad?

Do celkové částky 10 000 Kč včetně daně. Zjednodušený daňový doklad podle § 30 nemusí obsahovat označení a DIČ odběratele ani samostatně rozepsaný základ a výši daně; stačí celková částka za plnění. Chce-li si však odběratel uplatnit odpočet DPH, musí si chybějící údaje doplnit a doložit, proto u takových nákupů žádejte plný daňový doklad.

Jak dlouho musím faktury uchovávat?

Daňové doklady je podle zákona o DPH třeba uchovávat nejméně 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Plátce je zároveň povinen vystavit daňový doklad do 15 dnů ode dne uskutečnění plnění. Elektronické a papírové doklady jsou rovnocenné, musí však být zachována jejich věrohodnost a čitelnost.