Zásady zpracování osobních údajů

RyeBase s.r.o. · IČO 295 97 781 · účinné od 1. 6. 2026

Tyto zásady popisují, jak společnost RyeBase s.r.o. zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Vztahují se na klienty a jejich zástupce, návštěvníky prostor a webu, adresáty zásilek a další osoby, s nimiž přicházíme do styku.

1.Správce osobních údajů

Správcem je RyeBase s.r.o., IČO 295 97 781, se sídlem Kaprova 42/14, Staré Město, 110 00 Praha 1, zapsaná u Městského soudu v Praze, sp. zn. C 449174 (dále jen „Správce“ nebo „RyeBase“). Ve věcech ochrany osobních údajů nás kontaktujte na office@ryebase.com nebo na adrese provozovny Žitná 18, Praha 2.

2.Jaké údaje zpracováváme

Kategorie subjektů	Zpracovávané údaje
Klienti a jejich zástupci, kontaktní osoby	identifikační a kontaktní údaje (jméno, funkce, e-mail, telefon), údaje ze smlouvy, fakturační a platební údaje; u poskytnutí sídla též údaje vyžadované AML předpisy
Skuteční majitelé klientů	údaje nezbytné dle AML předpisů (jméno, datum narození, občanství, postavení)
Adresáti poštovních zásilek	údaje uvedené na zásilkách doručených na adresu Domu
Návštěvy a hosté	jméno, případně firma, čas návštěvy (evidence na recepci)
Uživatelé přístupového systému	identifikátor čipu a záznamy o přístupu, je-li systém veden
Návštěvníci webu www.ryebase.cz	údaje z poptávkového formuláře a technické údaje (cookies — viz čl. 8)

Údaje získáváme od Vás, od osob, které Vás zastupují, a z veřejných zdrojů (obchodní rejstřík, evidence skutečných majitelů, sankční seznamy) v rozsahu nezbytném pro uvedené účely.

3.Účely a právní tituly zpracování

Účel	Právní titul (čl. 6 GDPR)
Uzavření a plnění smlouvy o službách office house / podnájmu, komunikace, správa pošty	plnění smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b)
Plnění povinností v oblasti AML/CFT (identifikace a kontrola klienta, uchovávání, oznamovací povinnost)	právní povinnost — čl. 6 odst. 1 písm. c) ve spojení se zákonem č. 253/2008 Sb.
Vedení účetnictví a plnění daňových povinností	právní povinnost — čl. 6 odst. 1 písm. c)
Ochrana majetku a bezpečnosti Domu, evidence vstupů a návštěv, ochrana právních nároků	oprávněný zájem — čl. 6 odst. 1 písm. f)
Zasílání obchodních sdělení a newsletteru	souhlas — čl. 6 odst. 1 písm. a), případně oprávněný zájem u vlastních klientů

4.Doba uchování

Osobní údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou k naplnění účelu, nebo po dobu stanovenou právními předpisy: údaje a doklady podle AML předpisů 10 let od ukončení obchodního vztahu; daňové doklady k DPH 10 let, ostatní účetní doklady 5 let; smluvní a kontaktní údaje po dobu trvání vztahu a následně po dobu promlčecích lhůt; údaje z přístupového systému zpravidla nejdéle 6 měsíců; údaje zpracovávané na základě souhlasu do jeho odvolání. Podrobnosti upravuje naše interní směrnice o uchovávání a likvidaci údajů.

5.Příjemci a zpracovatelé

Osobní údaje můžeme předat: poskytovatelům služeb, kteří pro nás zpracovávají údaje na základě smlouvy o zpracování podle čl. 28 GDPR (zejména poskytovatelé IT a cloudu, účetní a daňová kancelář); orgánům veřejné moci v rozsahu právních povinností (zejména Finanční analytický úřad, finanční správa, soudy a orgány činné v trestním řízení); a v nezbytném rozsahu pronajímateli či vlastníkovi Domu (seznam společností se sídlem v Domě dle nadřazené nájemní smlouvy). Se zpracovateli máme uzavřeny smlouvy zajišťující ochranu údajů.

6.Předání mimo EU a automatizované rozhodování

Osobní údaje zásadně nepředáváme do zemí mimo Evropský hospodářský prostor; dojde-li k tomu (např. u cloudových služeb), pouze za podmínek kapitoly V GDPR (rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky). Neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování s právními účinky pro subjekty údajů.

7.Vaše práva

Máte právo na přístup k údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, vznést námitku proti zpracování z titulu oprávněného zájmu a kdykoliv odvolat udělený souhlas. Práva uplatníte na office@ryebase.com; vyřídíme je bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.
Omezení u AML údajů: u údajů, jejichž uchovávání nám ukládá zákon (zejména AML předpisy), nelze vyhovět žádosti o výmaz po zákonem stanovenou dobu (čl. 17 odst. 3 písm. b) GDPR). V rozsahu povinnosti mlčenlivosti dle AML zákona Vám rovněž nemůžeme poskytnout informace o zpracování souvisejícím s plněním oznamovací povinnosti.
Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

8.Cookies

Web www.ryebase.cz může používat nezbytné cookies pro svůj provoz a — pouze s Vaším souhlasem — analytické či marketingové cookies. Nastavení cookies můžete kdykoliv změnit prostřednictvím lišty souhlasu na webu nebo v nastavení svého prohlížeče.

9.Změny zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat; aktuální znění je vždy dostupné na www.ryebase.cz s uvedením data účinnosti. Podstatné změny Vám oznámíme vhodným způsobem.

RyeBase s.r.o., IČO 295 97 781 · Kaprova 42/14, 110 00 Praha 1 · provozovna Žitná 18, Praha 2 · office@ryebase.com · www.ryebase.cz