Daňová evidence vs účetnictví: kdo co vede

Na začátku podnikání patří otázka „daňová evidence, nebo účetnictví?" k těm, které lidi nejvíc matou. Zní to jako technická věc pro účetní, ve skutečnosti ale rozhoduje o tom, kolik času a peněz strávíte administrativou a jak podrobný přehled o firmě budete mít.

Dobrá zpráva je, že pravidla jsou jasná. Většina živnostníků si vystačí s tím nejjednodušším, zatímco firmy nemají na výběr. Pojďme si vysvětlit, čím se oba systémy liší a kdo vede který.

Co je daňová evidence

Daňová evidence je jednodušší forma záznamů, kterou upravuje zákon o daních z příjmů. Funguje na peněžním principu — příjem zaznamenáte, když peníze reálně přijdou, a výdaj, když ho reálně zaplatíte. Eviduje příjmy, výdaje, majetek, pohledávky a závazky, na jejichž základě se vypočítá základ daně.

Její velkou výhodou je, že forma není striktně předepsaná — v praxi postačí přehledná tabulka. Na daňovou evidenci zpravidla nepotřebujete účetního a zvládnete ji i svépomocí, jen si musíte pečlivě odkládat doklady. Právě proto je standardní volbou pro živnostníky a menší podnikatele.

Co je účetnictví

Účetnictví (dříve nazývané podvojné) upravuje zákon o účetnictví a je podstatně rozsáhlejší. Funguje na akruálním principu — účtuje o výnosech a nákladech v období, s nímž věcně souvisejí, bez ohledu na to, zda už byly reálně uhrazeny. Účtuje se podvojně, na straně „Má dáti" a „Dal", a na konci období se sestavuje účetní závěrka: rozvaha, výkaz zisku a ztráty a příloha.

Účetnictví dává mnohem strukturovanější obraz o hospodaření než daňová evidence, je však administrativně i finančně náročnější a firmy se proto obracejí na účetního. Právnické osoby navíc musí účetní závěrku zveřejnit v obchodním rejstříku, takže jejich hospodaření je veřejně dostupné.

Kdo co vede

Pravidlo je jednoduché. Právnické osoby — tedy s.r.o. a další obchodní korporace — vedou vždy účetnictví, bez výjimky a bez možnosti volby. Živnostník (OSVČ) naopak standardně vede daňovou evidenci, případně si zvolí ještě jednodušší paušální výdaje, u kterých eviduje jen příjmy a pohledávky.

Živnostník se však stává takzvanou účetní jednotkou — a vzniká mu povinnost vést účetnictví — v několika případech: pokud jeho obrat za předchozí kalendářní rok přesáhl 25 milionů Kč, pokud je zapsán v obchodním rejstříku, pokud mu to ukládá zvláštní předpis, nebo pokud se pro to rozhodne dobrovolně.

Kdy živnostníkovi vzniká povinné účetnictví

Klíčová je hranice obratu 25 milionů Kč. Po jejím překročení se živnostník stává účetní jednotkou od 1. ledna následujícího roku a účetnictví reálně vede až od dalšího účetního období — zákon tak nechává čas na přípravu. Příklad: pokud obrat přesáhne 25 milionů Kč v roce 2024, živnostník se stává účetní jednotkou od 1. 1. 2025 a účetnictví vede od roku 2026.

Přechod není jednorázový: jakmile jednou účetnictví vedete, musíte v něm setrvat nejméně pět let, než se můžete vrátit k daňové evidenci. Proto se vyplatí sledovat, zda se k hranici obratu neblížíte, a případný přechod připravit předem společně s účetním.

Jak se rozhodnout, když máte volbu

Většina živnostníků povinnost účtovat nemá a vystačí si s daňovou evidencí nebo paušálem — jsou levnější a jednodušší. Dobrovolné účetnictví má smysl zvážit u složitějšího podnikání, při plánu růst, nebo když od vás účetní závěrky žádá banka při úvěru či investor. Podrobnosti o možnostech zdanění rozebírá článek daně živnostníka, dokumenty k úvěru zas firemní úvěr.

Závěr

Firmy vedou vždy účetnictví, živnostníci většinou daňovou evidenci nebo paušál — a hlavním přepínačem je hranice obratu 25 milionů Kč. Dokud povinnost účtovat nemáte, vybírejte podle toho, jaký přehled a jednoduchost potřebujete. Jak se zdaňuje zisk s.r.o., rozebírá článek daň z příjmů s.r.o..

Časté otázky