Zaměstnávání v Česku: co čeká podnikatele u prvního zaměstnance

První zaměstnanec je pro firmu předěl — znamená, že podnikání roste a na všechno už sami nestačíte. Zároveň se jím z podnikatele stává zaměstnavatel se sadou povinností, které je třeba stihnout v přesných lhůtách. Není to nic neřešitelného, ale vyplatí se vědět, co vás čeká, ještě předtím, než nový kolega nastoupí.

Většina povinností se soustředí do dní kolem nástupu: písemná smlouva, přihlášky na úřady a nastavení mezd. Od 1. července 2026 navíc platí zpřísněné pravidlo, které posouvá jednu z přihlášek ještě před samotný nástup — a právě na něm nejčastěji zaváhají firmy, které zaměstnávají poprvé. Pojďme si celý postup projít po pořádku.

Kdy se z vás stává zaměstnavatel

Za den, kdy se z podnikatele stává zaměstnavatel, se považuje den nástupu prvního zaměstnance do práce. Nezáleží na tom, zda zaměstnáváte přes s.r.o., nebo jako živnostník — povinnosti jsou v obou případech stejné a všechny se vážou právě k tomuto dni. Od něj se počítají lhůty na přihlášky a od něj firma vstupuje do vztahu s Českou správou sociálního zabezpečení i se zdravotní pojišťovnou.

První administrativní povinností je přihlásit se do registru zaměstnavatelů u příslušné okresní správy sociálního zabezpečení, a to do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy jste se zaměstnavatelem stali. Podání dnes probíhá výhradně elektronicky — přes datovou schránku nebo portál ČSSZ. Tím se firma zaregistruje jako plátce pojistného a získá přístup k dalším hlášením.

Pracovní smlouva a co v ní nesmí chybět

Základem vztahu je písemná pracovní smlouva. Zákoník práce vyžaduje, aby obsahovala alespoň tři podstatné náležitosti — druh práce, místo výkonu práce a den nástupu. Bez nich smlouva není v pořádku a jedno podepsané vyhotovení musí dostat zaměstnanec ještě v den nástupu.

Vedle smlouvy se vyplatí předem promyslet i mzdu, případnou zkušební dobu (nejvýše čtyři měsíce, u vedoucích osm) a rozsah práce. Pokud zaměstnáváte na kratší úvazek nebo přes dohodu, pravidla se částečně liší, ale přihlašovací povinnosti vůči úřadům zůstávají. Podrobný přehled toho, co vše musí zaměstnavatel splnit, najdete v článku o povinnostech zaměstnavatele.

Přihlášky, které musíte stihnout

Kolem nástupu vás čekají tři přihlášky. Sebe jako zaměstnavatele přihlásíte do registru zaměstnavatelů do 8 dnů (viz výše). Nástup samotného zaměstnance musíte oznámit jeho zdravotní pojišťovně do 8 kalendářních dnů. A do třetice přihlásíte zaměstnance na sociální pojištění u ČSSZ.

Právě tady je nejdůležitější změna. Od 1. července 2026 už neplatí, že se zaměstnanec přihlašuje na sociální pojištění až do 8 dnů po nástupu — nově ho musíte přihlásit ještě předtím, než začne pracovat. Přihlásit ho lze nejdříve 8 kalendářních dnů dopředu, nejpozději však v okamžiku nástupu. Pravidlo platí pro pracovní poměr i pro dohody a je součástí nového jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele. Příklad: pokud zaměstnanec nastupuje v pondělí ráno, přihláška musí být na ČSSZ odeslána nejpozději v neděli večer, ne až v průběhu dalšího týdne.

Kolik zaměstnanec doopravdy stojí

Hrubá mzda není celý náklad. Nad její rámec platí zaměstnavatel ze svého 24,8 % na sociální pojištění a 9 % na zdravotní, tedy dohromady 33,8 %. Zaměstnanci se ze mzdy naopak strhává 7,1 % na sociální a 4,5 % na zdravotní pojištění (dohromady 11,6 %) plus záloha na daň z příjmu.

V praxi to znamená, že zaměstnanec s hrubou mzdou 40 000 Kč stojí firmu přibližně 53 520 Kč měsíčně — rozdíl tvoří právě odvody zaměstnavatele. Počítat je třeba i se zákonným minimem: minimální mzda je v roce 2026 22 400 Kč měsíčně (134,40 Kč za hodinu), pod které při plném úvazku jít nesmíte. Mzdovou agendu — výpočet čisté mzdy, odvodů a měsíčních hlášení — většina malých firem přenechá účetnímu, protože chyb se tu snadno dopustíte a pokuty nejsou zanedbatelné.

Zaměstnanec, nebo spolupráce s živnostníkem?

U prvního člověka často padne otázka, zda ho zaměstnat, nebo s ním spolupracovat jako s živnostníkem na fakturu. Spolupráce s živnostníkem je administrativně jednodušší a firma za něj neodvádí pojistné — láká to zejména při omezeném rozpočtu. Má to však jasnou hranici.

Pokud člověk pracuje jako klasický zaměstnanec — v pevném čase, na místě a podle pokynů firmy, jen místo výplaty posílá fakturu — jde o zastřený pracovní poměr, takzvaný švarcsystém, který je zakázaný a při kontrole hrozí citelné pokuty. Kde je hranice a kdy se spolupráce ještě považuje za legální, rozebírá článek o zaměstnanci versus spolupráci s OSVČ.

Závěr

První zaměstnanec s sebou nese zvládnutelnou, ale přesně načasovanou administrativu: písemnou smlouvu s podstatnými náležitostmi, přihlášku zaměstnavatele do 8 dnů, oznámení zdravotní pojišťovně do 8 dnů a — nově od července 2026 — přihlášku na sociální pojištění ještě před nástupem. Když si tyto kroky připravíte dopředu a mzdovou agendu svěříte účetnímu, můžete se naplno věnovat tomu, proč jste zaměstnance vůbec přijali — růstu firmy.

Časté otázky

Do kdy musím přihlásit prvního zaměstnance na sociální pojištění?

Od 1. 7. 2026 musíte zaměstnance přihlásit ještě před jeho nástupem do práce (dříve to bylo do 8 dnů po nástupu). Přihlásit ho lze nejdříve 8 kalendářních dnů dopředu. Sebe jako zaměstnavatele přihlásíte do registru zaměstnavatelů do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy jste se zaměstnavatelem stali. Zdravotní pojišťovně oznámíte nástup do 8 dnů.

Kolik mě zaměstnanec doopravdy stojí nad rámec hrubé mzdy?

Zaměstnavatel odvádí nad rámec hrubé mzdy 24,8 % na sociální pojištění a 9 % na zdravotní, tedy dohromady 33,8 %. U hrubé mzdy 40 000 Kč to je zhruba 13 520 Kč měsíčně navíc, celkový náklad je tedy kolem 53 520 Kč. Zaměstnanci se ze mzdy strhává ještě 11,6 % (7,1 % sociální + 4,5 % zdravotní) a záloha na daň.

Musí být pracovní smlouva písemná?

Ano. Zákoník práce vyžaduje písemnou pracovní smlouvu a ta musí obsahovat alespoň druh práce, místo výkonu práce a den nástupu. Jedno vyhotovení patří zaměstnanci. Bez těchto náležitostí smlouva není v pořádku a hrozí komplikace při kontrole.