Firma časem přeroste své prostory, přestěhuje se na reprezentativnější adresu nebo změní poskytovatele sídla. Změna sídla je běžná věc, její postup ale není vždy stejný — v některých případech stačí rozhodnutí jednatele, v jiných je nutný notář. Rozdíl přitom nedělá velikost firmy, ale to, jak má sídlo zapsané v zakladatelské listině.
Než tedy začnete cokoli měnit, vyplatí se nahlédnout do zakladatelské listiny a zjistit, do kterého ze dvou scénářů spadáte. Od toho se odvíjí celý další postup i náklady.
Rozhoduje znění zakladatelské listiny
Pokud zakladatelská listina uvádí jako sídlo jen obec (například „Praha") a firma se stěhuje v rámci téže obce, o změně konkrétní adresy může rozhodnout sám jednatel. Listinu není třeba měnit a notář není nutný — mění se pouze zapsaná adresa v obchodním rejstříku.
Pokud se ale mění obec, nebo pokud zakladatelská listina obsahuje konkrétní úplnou adresu, je situace složitější. Tehdy je třeba změnit samotnou zakladatelskou listinu, což vyžaduje rozhodnutí valné hromady (u jednočlenné firmy rozhodnutí jediného společníka) formou notářského zápisu. Právě proto se vyplatí mít v listině uvedenou jen obec — dává to do budoucna volnost stěhovat se v jejím rámci bez notáře.
Doklady a zápis do rejstříku
Při každé změně adresy je třeba doložit právo užívat nové sídlo — tedy nový souhlas vlastníka nemovitosti s úředně ověřeným podpisem, ne starší než tři měsíce, spolu s výpisem z katastru. Jde o stejné doklady jako při prvním zápisu sídla, které rozebírá článek dokumenty pro zápis sídla firmy.
Změnu následně zapíšete do obchodního rejstříku — buď návrhem k soudu, nebo přímým zápisem u notáře, který bývá rychlejší. Teprve zápisem do rejstříku je nová adresa účinná navenek vůči úřadům i obchodním partnerům.
Jak rychle změna proběhne
Rychlost závisí na zvolené cestě. Přímý zápis u notáře bývá otázkou několika dní — notář ověří podklady a zápis do rejstříku provede sám. Podání návrhu k soudu trvá zpravidla déle. Až do zápisu nové adresy do obchodního rejstříku platí navenek původní sídlo, proto na starou adresu sledujte poštu, dokud změna nenabude účinnosti. Pokud stěhování plánujete, vyplatí se doklady k nové adrese připravit předem, aby na sebe jednotlivé kroky navazovaly bez zbytečných prodlev.
Co se po změně mění a co zůstává
Změna sídla neznamená novou firmu. Identifikační číslo (IČO) i datová schránka zůstávají nezměněné, stejně jako všechny uzavřené smlouvy a závazky. Pokud se ale novým sídlem mění místní příslušnost finančního úřadu, váš daňový spis se přesune na nový úřad — samotnou registraci k daním řešit netřeba, přechod proběhne automaticky. Po změně nezapomeňte aktualizovat adresu na dokumentech, webu a fakturách.
Závěr
Postup při změně sídla určuje zakladatelská listina: v rámci obce a při „obecním" znění rozhodne jednatel, při změně obce nebo konkrétní adrese je nutný notářský zápis. Doklady jsou stejné jako při prvním zápisu a IČO ani datová schránka se nemění. Proč na výběru nové adresy záleží, rozebírá článek sídlo firmy v centru Prahy.
Časté otázky
Kdo rozhoduje o změně sídla firmy?
Pokud zakladatelská listina uvádí jen obec a sídlo se mění v jejím rámci, rozhodne sám jednatel. Pokud se mění obec nebo je v listině konkrétní adresa, je nutné rozhodnutí valné hromady formou notářského zápisu.
Změní se při změně sídla IČO nebo datová schránka?
Ne. Identifikační číslo i datová schránka zůstávají nezměněné, stejně jako uzavřené smlouvy a závazky. Pokud se mění místní příslušnost finančního úřadu, daňový spis se na nový úřad přesune automaticky.
Jaké doklady jsou potřeba ke změně sídla?
Nový souhlas vlastníka nemovitosti s úředně ověřeným podpisem, ne starší než tři měsíce, a výpis z katastru — tedy stejné doklady jako při prvním zápisu sídla. Změna se pak zapíše do obchodního rejstříku.